A Medida Provisória MP nº 931 de 30 de março de 2020 (“MP 931”), flexibilizou o cumprimento de várias obrigações legais a que estão sujeitas as sociedades anônimas fechadas, as sociedades limitadas e as cooperativas, e além de prorrogar o prazo para a realização das assembleias gerais e reuniões de sócios, admitiu a possibilidade dos acionistas, sócios e associados, participarem e votarem nos conclaves, a distância.
A participação e voto a distância estavam sujeitos à regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (DREI), que em razão da urgência que o momento impõem, após abrir consulta pública sobre o tema, editou, no dia 14 de abril, a Instrução Normativa nº 79 (“IN 79”), que regulamentou a MP 931.
Apresentamos aqui os pontos mais relevantes da IN 79:
- As reuniões e assembleias poderão ser realizadas de forma semipresenciais ou totalmente digitais. Nas semipresenciais, os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, e a distância; nas digitais, o conclave não se realizará em local físico e os acionistas, sócios ou associados somente poderão participar e votar e a distância.
- As reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade ou associação.
- A participação e votação à distância poderá ocorrer de duas formas: (a) envio de boletim de voto a distância (BVD) ou (b) atuação remota, via sistema eletrônico.
- As reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão respeitar todas as demais regras estabelecidas pela lei aplicável ao tipo societário e pelo respectivo contrato ou estatuto social.
- Os documentos e informações a serem previamente disponibilizados a sócios ou associados deverão observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário como também deverão ser disponibilizados por meio digital seguro.
- O instrumento de convocação deverá:
- Informar com destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital
- Indicar como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar à distância (que poderá ser em forma de resumo, com indicação do site onde as informações completas estarão disponíveis);
- Listar os documentos necessários para que o participante seja admitido no conclave, o qual poderá ser protocolado digitalmente, em até 30 minutos de antecedência.
- A sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.
- Para todos os fins legais, considera-se presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o acionista, sócio ou associado:
- Que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente;
- Cujo BVD seja considerado válido pela sociedade;
- Que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância disponibilizado pela sociedade;
- Os livros societários aplicáveis e a ata da respectiva reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes.
Com o objetivo de dar segurança aos acionistas, sócios ou associados, o DREI disciplinou pontos relevantes para a participação a distância, determinando que o sistema eletrônico a ser utilizado pela sociedade para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital, garanta determinadas situações:
- Segurança, confiabilidade e transparência ao conclave;
- Registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
- Preservação do direito de participação a distância dos acionistas, sócio ou associado durante todo o conclave;
- Exercício do direito de voto a distância, bem como seu respectivo registro;
- Possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
- Possibilidade da mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
- Gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
- Participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.
Quanto ao BVD, determinou o DREI que a sociedade o disponibilize em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível. O BVD deverá conter:
- Todas as matérias constantes da ordem do dia, em linguagem clara, na forma de proposta, indicando seu autor, de forma que os sócios apenas aprove-a, rejeite-a ou abstenha-se de votar;
- Orientações sobre seu envio a sociedade
- Indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e
- Orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.
O BVD deve ser enviado aos acionistas, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 dias antes da data do conclave.
A IN 79 prevê mecanismos para retificação ou reenvio do BVD pelos acionistas, sócios ou associados, além de permitir sua participação e votação durante o conclave, caso em que o BVD será desconsiderado.
Além disso, a IN 79 disciplinou a forma em que as atas serão apresentadas a registro, impondo formalidades específicas que deverão ser atendidas pelas sociedades, dentre as quais, destacamos:
- Na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso;
- Os membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença;
- Quando a ata do conclave não for elaborada em documento físico:
- as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;
- devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados;
- o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos nesta Instrução Normativa.
Nossa equipe está à disposição para mais esclarecimentos.